【書庫ｽｯｷﾘ】会計事務所の書類整理のススメ～スキャン＆DocuWorks活用で実現！～
書類を多く取り扱う会計事務所にとって「書類整理」は、どの事務所も悩まされる大きな課題の一つです。顧問先から回収した領収書、請求書、契約書といった月次処理に関係する書類はもちろん、年末調整や確定申告の時期になると、更に膨大な量の書類を扱う必要があります。しかし、多くの会計事務所では、日々の業務に追われ、書類整理が後回しにされてしまう傾向があります。
本コラムでは、会計事務所の書類整理における代表的な悩みを整理しながら、それらの解消するためのヒントを簡単にご紹介します。
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会計事務所の書類整理の悩み
会計事務所の書類整理は、業務をスムーズに進めるために欠かせませんが、特に繁忙期など、業務の負荷が増す時期には、管理がより一層難しくなります。以下は、会計事務所でよく見られる書類整理に関する具体的な悩みです。
- 書類が書庫にどんどん溜まっていく
顧問先から回収した領収書、請求書、契約書などの書類が日々溜まっていくことは、多くの会計事務所で共通する悩みです。所内で書類の返却ルールを設けている事務所も多くありますが、社員がルールを徹底できず、結果的に書庫が書類で埋め尽くされてしまうケースも多いようです。
- 繁忙期（年末調整・確定申告時期）に増える書類の対応が困難
年末調整や確定申告の時期には、通常の月次業務に加えて、膨大な書類を処理する必要があります。これらの書類は、他の業務と異なり一度に大量に届くため、管理が非常に困難になります。また通常の月次資料とは異なり、書類のサイズがバラバラであったり、細かいチェックや確認が必要な書類も多く、整理して保管するのが大変です。こうした状態では、顧客への対応や申告業務にも影響を及ぼす可能性もあります。
書類整理の悩みを解消するおススメの方法
上記の悩みを解決するためには「所内に書類を溜め込まないこと」が大切です。そのためには、出来る限りスピーディーに回収した書類を顧客に返却する必要があります。ここでは、会計事務所における書類整理を効率化するための実践的なヒントをご紹介します。
書類をデジタル化（ペーパーレス化）して整理
回収した書類をスキャンしデジタル化。そして、スムーズに顧客へ返却するフローを確立できれば、書庫を圧迫することなく、効率的に資料を整理できます。
スキャンは手間がかかるため、体制づくりに悩む事務所も多いですが、専任のスタッフを配置する事務所もあれば、繁忙期のみ短期アルバイトを雇って対応する事務所もあります。さらに、近年では外部委託サービスが増えており、選択肢は広がっています。事務所の業務フローに大きな変化を与えるため、スキャン体制の導入に不安を感じる事務所も多いですが、事務所の状況にあったスキャン体制を組むことで、無理のないスキャン体制が確立でき、書類整理を確実に進めることができるでしょう。
効率的な書類整理を実現するツールの活用
スキャンした書類を、その後の業務効率化や情報共有に活かすためには、整理・検索・活用を一貫して行えるツールの導入が欠かせません。特に、紙と同じように電子文書を扱える「DocuWorks」や、DocuWorksプラグイン「資料振分ツール」を活用することで、スキャン後の電子書類の管理が格段にスムーズになります。
- DocuWorks（ドキュワークス）
開発元：富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社
「DocuWorks」は一言でいえば、紙のような感覚で電子文書を扱えるソフトウェアです。DocuWorksを使うことで、スキャンデータは勿論、会計ソフトなどで作成した電子書類を、まるで紙の資料をバインダーでまとめるように管理できます。また、それらのデータをサムネイル表示で一目で確認できるため、必要な資料を素早く検索・取り出すことができ、「資料探し」の時間のロスを大幅に削減できます。
▶ 参考記事『DocuWorksとは？はじめに押さえたい基本ポイント』
- 資料振分ツール
開発元：セブンセンスグループ
DocuWorksプラグインである「資料振分ツール」を使用することで、画面上でスキャン画像を確認しながら、資料名ボタンをクリックするだけで、名称設定・振り分けができます。例えば、スキャンした税務書類を、数ステップで「請求書」「通帳」「領収書」などに分類することが可能です。また、振分中に付箋やメモを残すこともできるのも大きな特徴です。
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まとめ
会計事務所における書類整理は、適切な体制を整え、デジタル化や効率的なツールを活用することが重要です。そのためには、日々の業務の中で「紙を溜めない仕組み」を意識的に取り入れ、スキャンやDocuWorks、資料振分ツールといったシステムを業務フローの一部として定着させることがポイントです。これにより、書類の管理負担を軽減し、よりスムーズでミスの少ない業務環境作りが実現できるでしょう。
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