【会計事務所向け】DocuWorks（ドキュワークス）とは？はじめに押さえたい基本ポイント

会計事務所では日々、多くの書類が紙でやり取りされています。領収書、請求書、通帳のコピー、申告書の控え……。どれも大切な資料ですが、量が増えるほど「探すのが大変」「回覧に時間がかかる」「保管スペースが足りない」といった悩みも増えていきます。近年はクラウドサービスの活用も進んでいますが、細かな数字の確認が伴う会計業務では紙の方が見やすく、メモしやすいという理由で、完全なデジタル移行に抵抗感を持っている方が多いのも実情です。

そんな“紙とデジタルの間”の課題を埋めるツールとして注目されているのが、DocuWorks（ドキュワークス）です。富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社が開発した文書管理ソフトで、紙のような操作感で電子文書を扱えるのが最大の特長です。

本記事では、会計事務所でDocuWorksの導入を検討されている方や、改めてツールの基本情報を振り返りたい方に向けて、簡単に特徴をまとめました！

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DocuWorksとは？

まず、DocuWorks（ドキュワークス）とは何か。
一言でいえば、紙のような感覚で電子文書を扱えるソフトウェアです。
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社が開発したもので、電子文書の閲覧・編集・共有までをスムーズに行えるよう設計されています。

会計事務所の現場では、顧客から受け取る領収書・請求書・契約書などのスキャンデータに加え、WordやExcel、PDFといった多様な形式のファイルが日々飛び交っています。これらの資料は、形式も保管場所もバラバラになりやすく、必要な書類を探すだけでも時間がかかってしまうことがあります。

DocuWorksは、そうした煩雑な状況を整理し、あらゆる電子文書をひとつの作業環境にまとめて管理できるのが大きな特長です。まるでデスクの上にバインダーを並べるような感覚で書類を整理でき、サムネイル表示で中身を一目で確認できるため、直感的に操作できます。結果として、紙の扱いやすさとデジタルの効率性を両立し、事務所全体の業務スピードを向上させることができます。

DocuWorksを構成する２つのツール

DocuWorksは、以下の２つのツールで構成されています。

DocuWorks Desk（ドキュワークス・デスク）

DocuWorks Deskは、その名の通り「机」の役割を担うツールです。電子化された文書を、まるで紙の書類を机の上に並べるように扱うことができ、さまざまなファイルを一ヵ所で管理できます。WordやExcel、PDFなど、形式の異なる文書でも同じ作業空間でまとめて扱えるため、「あの資料はどこに保存したっけ？」という手間を減らせます。

最大の特徴は、文書をサムネイル表示できる点です。これにより、実際の紙を見渡すような感覚で、必要な資料を素早く見つけ出すことができます。さらに、文書を束ねる・ばらす・バインダーに綴じるといった操作も、ドラッグ＆ドロップで直感的に行えます。

紙のような自由度を保ちながら、デジタルならではの検索性・管理性も両立しているDocuWorks Deskは、会計事務所など、日々多様な書類を扱う現場で、机の上の作業をそのままデジタル上に再現できるツールとして、高く評価されています。

DocuWorks Viewer（ドキュワークス・ビューア）

DocuWorks Viewerは、電子文書を開いて内容を確認したり、書き込みや注釈を加えたりできる閲覧ツールです。文書の上に直接メモを書いたり、付箋やスタンプを貼るといった、紙での作業をそのままデジタル上で再現できます。

また、DocuWorks Viewerでは、ページの追加・削除・入れ替えといった編集操作もスムーズに行えます。さらに、文書内の文字検索やページ一覧表示、複数文書の比較なども可能で、紙では難しかった効率的な確認作業を実現します。

会計事務所のように、複数の担当者が同じ資料を確認・修正する場面でも、付箋やコメントで意見を共有できるため、紙のやり取りを減らしながら、コミュニケーションの精度を高めることができます。DocuWorks Viewerは、紙の感覚をそのままに、チーム全体での文書チェックや承認フローをよりスマートに進めるための強力なツールです。

資料振分ツールでさらに効率化を

DocuWorksを使うことで、紙のような操作感で電子文書を扱えるようになりますが、実際の運用では「スキャンした書類をどう分類・整理するか」という課題が残ります。
特に会計事務所では、顧問先ごと・資料の種類ごとに膨大なファイルを扱うため、手作業での振り分けはどうしても時間がかかってしまいます。

そこでおすすめしたいのが、セブンセンスが開発した 「資料振分ツール」 です。
このツールは、DocuWorks上での資料整理をより効率化するためのDocuWorksプラグインで、スキャンした資料を画面上で確認しながら、あらかじめ設定した資料名ボタンをクリックするだけで振り分けが完了します。ファイル名の入力ミスを防ぎつつ、直感的な操作で大量の資料を短時間で整理できるのが大きな特徴です。

資料振分ツールは、DocuWorksをさらに便利に活用するための“プラスワン”ツールとして多くの会計事務所で導入が進んでおり、その使いやすさと作業効率の高さが評価されています。体験版の提供もありますので、DocuWorksをお使いの方はぜひ一度お試しください。

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まとめ

今回はDocuWorksの基本を、簡単に解説いたしました。いかがでしたでしょうか。

DocuWorksは、紙業務をそのまま電子化するための「橋渡しツール」といえます。
「紙をなくす」のではなく、「紙の良さを残しながらデジタルに移行する」。
この思想が、DocuWorksの根底にあります。
紙での業務が定着している事務所でも、「DocuWorksを触ってみる」ところから始めることで、一つひとつの動作が「紙とほぼ同じ方法でできること」を実感できるでしょう。

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