【無理】なぜウチの事務所はDocuWorksが浸透しないのか？その裏にある現場の本音。
会計事務所の現場では、いまだに紙を中心とした業務が根強く残っています。特に年末調整や確定申告といった繁忙期には、紙の顧客資料が机やキャビネットを埋め尽くし、「探す・確認する・押印する」といった作業に多大な時間を費やしている事務所も多いのが実情です。
こうした状況を改善するツールとしてセブンセンスがお勧めしているのはDocuWorksです。紙の作法をそのまま電子上に再現できることから、会計事務所のペーパーレス化に最適です。しかし実際には、「試しに導入したが所内に定着しなかった」という声が少なくありません。
なぜ、DocuWorksの定着が出来ないのでしょうか。本コラムでは、会計事務所でよく聞かれる“DouWorksが浸透しない理由” を取り上げ、現場の本音と、導入支援に携わってきたコンサルタントである島口の視点から解決策を紹介していきます。
🔍DocuWorks・ペーパーレス・紙資料・導入・ツール
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！
2010年アイクスグループ (現 セブンセンスグループ) 入社。 システム部門で採用され、社内サポートおよび年末調整や確定申告などの季節業務の企画・運営を担当。
2015年より、会計事務所向けにペーパーレス化の仕組みを指南するPSL（ペーパーストックレス）コンサルティングに携わる。
現在は、会計事務所専任コンサルタントとしてPSL導入支援やDocuWorksのセミナー講師、kintone管理者サポートを行っている。
理由１「教育コストがかかりそう」
とある経営者さんの声：
DocuWorksを導入したのはいいのですが、思った以上に職員が慣れるまでに時間がかかっています。
特にベテランの職員は“これまで通り紙でやる方が早い”と抵抗感を示し、結局フォローのために私や管理者が都度説明をすることになっています。教育にかかる手間が想定以上で、このまま定着できるのか不安です。
“資料の扱いを変えること”は、業務の土台を変えることに繋がりますから、戸惑いがあるのは自然なことです。
ですが、DocuWorksは紙の作法を再現した操作性ですから、正しい教育体制を整えることで、多くの方が慣れるはずです！
実際、導入した後の苦労として「使い続けてもらうことにハードルを感じる」という声は一定数あります。特に、紙文化が長く根付いている事務所では、職員が「紙の方が楽」と感じてしまい、つい元のやり方に戻ってしまうことも少なくありません。ここで教育やフォローの手間が膨らみ、経営者が「教育コストがかさむ」と感じやすくなるのです。
しかし、DocuWorksの本質は“紙と同じ感覚で操作できる”ことにあります。
最初の戸惑いは「紙と同じ作法で扱える」という点を理解できていないだけの場合が多いのです。DocuWorks Desk＝自席のデスクという認識や、紙資料の良さをそのまま生かした操作性の理解が正しく進めば、職員の抵抗感は一気に減り「ああ、これなら自分でもできる」と切り替わるケースがほとんどです。
そのためには、段階的な教育を取り入れることも効果的ですが、最初から全員に細かく教え込む必要はなく、キーパーソン数名に操作を習得してもらい、その人たちが自然に現場へ広めていく形を取れば、教育コストは大きく下がります。導入直後に出る不安や抵抗は一過性のものであり、正しいサポートを組み合わせればスムーズに解消できるでしょう。
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理由２「フローが複雑になっている気がする」
とある経営者さんの声：
DocuWorksを導入したのですが、正直フローが複雑になったように感じています。
紙のときは“手渡しして印鑑をもらう”だけで済んでいたのに、DocuWorks上ではフォルダ管理等のルールを徹底しなくてはならず、職員からも『余計に手間が増えたのでは？』という声が上がっていてます。
導入後に「複雑になった」と感じるのは、紙と電子のフローを並行している時期に多いです。
DocuWorksは紙の流れをそのまま再現できますから、ルールをシンプルに整えれば本来は負担が軽くなるはずです！
導入直後に「かえって複雑になった」と感じるケースはよくあります。その多くは、紙のフローと電子のフローを同時に運用していたり、運用ルールを詳細に決めすぎてしまったりすることが原因です。
DocuWorksには、紙で行っていた作業や流れをそのまま電子化できる特徴があります。
申請書に押印していた作業はスタンプ機能で代替でき、上長への確認依頼もご近所デスク機能で簡単に受け渡しができます。つまり、業務の根幹を変えずに、印刷作業や資料を上長の席まで持って行く、といった紙特有の手間を減らすことができます。
解決のポイントは「まずはシンプルなルールに留めて、使ってみること」です。フォルダの設計や承認ルートを最初から複雑にすると、職員は余計に混乱します。最低限のルールを整えたうえで運用を始め、必要に応じて徐々に改善していく方が、現場に馴染みやすく効果も出やすいのです。
実際に導入支援を行った事務所でも、導入当初は「フローが複雑になった」という不満が出るケースがあります。しかしルールをシンプルに見直し、紙での業務をベースとしてDocuWorksに落とし込んだことで、「紙よりも早い」「誰が見ても分かるようになった」と評価が変わった事例が多くあります。
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理由３「コストメリットを感じない」
とある経営者さんの声：
DocuWorksを導入したものの、思ったほどコストメリットを感じられていません。
紙代やトナー代は多少減りましたが、まだ現場では印刷も多く、保管スペースもすぐには減らせません。
導入費用を考えると、投資に見合う効果が本当にあるのか疑問です。
短期的には効果が見えにくいですが、DocuWorksは“無理なく定着する”からこそ、物価高騰時代にも未来のDX時代にも持続的な効果を発揮します！
紙代やトナー代、保管スペースの賃料といったコストは、近年の物価高騰で年々上昇しています。以前なら気にならなかったランニングコストも、今では無視できない負担となりつつあります。
加えて、会計業界は依然として紙資料を扱うことが多いものの、会計ソフトのクラウド化や多種多様なクラウドツールの登場、さらにはAI活用を視野に入れると、ペーパーレス化はもはや避けて通れない流れと言っても過言ではありません。とはいえ、業務の根幹となる資料やデータの扱いに関わる以上「持続可能な仕組み」でなければ、社内への浸透も難しいでしょう。
その点、DocuWorksは“紙と同じ感覚でデータを扱える”という特長があり、現場に無理なく定着します。短期的にはコスト効果が見えにくくても、長期的には物価上昇の影響を和らげる継続的な削減効果が期待でき、さらにクラウドやAIを活用していく将来に備えるための基盤整備としても大きな意味を持つでしょう！
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DocuWorksは「続く仕組み」でこそ価値を発揮する
今回は、DocuWorksが会計事務所に浸透しない代表的な理由を、3つご紹介しました。
どれも経営者や現場にとってごく自然な懸念であり、実際に導入直後はこうした戸惑いが起きるのも事実です。
しかし視点を変えると、これらの“壁”こそがDocuWorksの強みである「紙と同じ感覚で扱える操作性」「既存フローを活かせるシンプルさ」を体感するきっかけになります。
物価高騰やクラウド・AI活用の広がりといった環境変化を踏まえると、ペーパーレス化はもはや“選択肢のひとつ”ではなく“必須の基盤”です。そして、その基盤を長期的かつ持続的に根づかせるためには、現場が「これなら続けられる」と納得できる仕組みが不可欠です。DocuWorksはまさにその条件を満たすツールであり、短期的な負担や違和感を越えた先に、確かな効率化が待っています。
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