【30連発】あなたはいくつ分かる？今更聞けないDocuWorksの用語集＋活用法

DocuWorksを導入した会計事務所では「用語が分かりにくい」「紙の感覚と違って戸惑う」といった声が少なくありません。
実は、DocuWorksには独自の呼び方が多く、初心者にとって最初のハードルになりやすいのです。
この記事では、DocuWorks初心者が押さえておきたい基本用語30個を一挙に解説します。
あなたはいくつ理解できているでしょうか？

🔍DocuWorks・ペーパーレス・紙資料・導入・ツール
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！

島口雅

2010年アイクスグループ (現 セブンセンスグループ) 入社。 システム部門で採用され、社内サポートおよび年末調整や確定申告などの季節業務の企画・運営を担当。
2015年より、会計事務所向けにペーパーレス化の仕組みを指南するPSL（ペーパーストックレス）コンサルティングに携わる。
現在は、会計事務所専任コンサルタントとしてPSL導入支援やDocuWorksのセミナー講師、kintone管理者サポートを行っている。

基本操作・ファイル関連編

1. DocuWorks Desk：机の上で業務を行うように電子上で同じことができる、電子の机。
2. DocuWorks Viewer：選択した文書を閲覧するための画面。
3. 文書：DocuWorksで作成した文書データ。
4. バインダー：文書の束をさらに束ねる機能。束の属性を残すことができる。拡張子は｢xbd｣。
5. 入れ物：文書やバインダーなどをまとめるファイル。
6. キャビネット：文書管理データベースの単位。（Working Folderを使用した時に作成されます）
7. 束ねる：文書同士を一つの文書にまとめる機能。
8. ばらす：複数ページがまとまった文書をばらす機能。

📝セブンセンスの活用法📝

セブンセンスでは顧客フォルダごとにバインダーを色分けして管理しています。例えば、決算資料は青色、申告用資料は黄色、調書は赤色といった形です。視認性がよく直感的に見つけることができるため、業務効率の向上に役立っています。

アノテーション（書き込み機能）編

9. 付箋：紙の付箋のように付箋にコメントを残したり、束ねた資料にはみ出して貼ることでインデックスとして使うことができる。
10. スタンプ：「確認済」「要対応」などを押せる電子ハンコ。自作も可能。
11. テキスト：文字を書き込む。
12. マーカー：紙の蛍光ペンのように強調表示が可能。
13. チェックマーク：チェックリスト感覚でレ点が付けられる。
14. アノテーションリスト：よく使うアノテーションをまとめたショートカット集。

📝セブンセンスの活用法📝

決裁業務では付箋で確認事項を残していきます。修正完了後はスタンプやチェックマークで可視化したり、必要に応じてマーカーで修正箇所を強調しています。紙に赤ペンを入れる感覚を電子上で再現でき、在宅勤務や拠点間でも職員同士のやり取りがスムーズになります。

整理・検索機能（Viewer内）編

15. 検索：文書内の文字列やOCRで埋め込まれた文字列を探す。
16. ページ番号の設定：文書にページ番号や見出しを付けられる。
17. バインダー索引：バインダーの中の文書を一覧表示できる。
18. サムネイル表示（一覧表示で見る）：ページを縮小して一覧で確認。
19. 目次：タイトル アノテーションから作成されるぺージ。長い契約書や帳票で便利。
20. リンク：関連文書をジャンプでつなぐ仕組み。源泉徴収票⇔申告書など。

📝セブンセンスの活用法📝

会計事務所では資料が膨大になり、バインダー内を整理していても必要なページがすぐに見つからないことがあります。そんなときに役立つのがサムネイル表示です。文書をダブルクリックすれば一覧で確認でき、通帳や領収書などの特定の資料を直感的に探し出せます。紙の山をめくるような手間を省き、業務をスピーディに進めることが可能になります。

便利機能編

21. 差分検出：2つのファイルの差分を検出して確認できる。（差分検出プラグイン）
22. セキュリティ設定：閲覧制限やパスワード設定で情報漏洩を防ぐ。
23. 部分イメージ切り取り：囲った部分だけを部分的に切り取って消去できる。
24. 拡大表示機能：文書を開かずとも、拡大表示可能。
25. イメージ変換出力：作成した文書を画像出力できる。
26. OCR（文字認識）：スキャン画像に文字認識をかけ、検索可能にする。

📝セブンセンスの活用法📝

セキュリティ設定を使えば、文書にパスワードをかけて第三者の閲覧を防ぐことが可能です。さらに部署や役職ごとにアクセス制限を設定できるため、必要な人だけが安全に資料を取り扱える環境を整えられます。情報漏洩リスクを減らしつつ業務を進められるのが大きなメリットです。

業務でよく使う操作編

27. ページ回転：横向きのスキャンを正しい向きに戻せる。
28. ページ削除：不要なページを簡単に削除可能。
29. ページを取り出す：必要なページだけを切り出して新しい文書に。

📝セブンセンスの活用法📝

確定申告の資料をスキャンすると、通帳コピーは横向き、領収書は縦向き…とページごとに向きがバラバラになりがちです。DocuWorksなら、こうした異なる向きの資料を1つの文書にまとめられるうえ、ページ回転機能で正しい向きに揃えることもできます。縦横混在の資料もすっきり整理でき、閲覧や確認の効率が大幅にアップします。

おすすめプラグイン編

30. 資料振分ツール：資料整理をもっと効率化したい方には、弊グループが提供する「資料振分ツール」がおすすめ！
    まとめてスキャンした書類を数ステップで振分できるため、より素早く資料の整理が可能です！

まとめ｜DocuWorks用語を知ることが業務効率化の第一歩

DocuWorksは「紙感覚で使える」反面、独自の用語を理解していないと操作につまずくことがあります。
今回紹介した30個の用語を押さえておくだけでも、会計事務所の年末調整や確定申告業務は格段にスムーズになるはずです。

ただし、用語を知るだけでは不十分。
実際に手を動かして操作方法を身につけることが、真の効率化への近道です。
セブンセンスの「DocuWorks実践トレーニング」では、初心者でも安心のマンツーマン形式で基礎から実践までを学べます！
ぜひこの機会にご参加ください。